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N°452 - Dossier "L’esprit d’équipe"

Pour préparer une concertation

Par Corinne Mérini


En préambule
Une réunion pour quoi faire ? La réponse doit permettre de dégager clairement les enjeux pour définir ensuite les objectifs de la réunion, l’ordre du jour et déterminer les indicateurs de réussite de cette réunion (nombre de présents - décisions prises - moyens/autorisation obtenus etc.)

Les invitations
Qui est concerné ? et donc sera invité ? quand ? où ? combien de temps. Si l’on veut espérer la présence de chacun il est indispensable de rendre les choses possibles, que le créneau horaire soit acceptable et que l’on connaisse à l’avance la durée de la réunion. L’idéal étant de fixer le calendrier et de ritualiser les rencontres dès le début d’année
La rédaction de l’invitation : en quelques lignes de préambule dire ou rappeler pourquoi cette réunion, le contexte dans lequel elle intervient, préciser l’ordre du jour (2 ou 3 points + questions diverses suffisent), donner de l’information sur qui est invité, les horaires, le lieu, les informations que chacun devra apporter en fonction de l’ordre du jour, en pièce jointe les informations complémentaires. L’envoi des invitations doit être fait suffisamment tôt. Si des partenaires extérieurs sont invités : prévoir un coupon réponse.

Préparation de la réunion
Rassembler les informations nécessaires aux prises de décisions.
Relancer ceux qui n’ont pas répondu un peu avant la réunion.
Constituer des dossiers pour les participants avec les informations nécessaires au traitement des points de l’ordre du jour, faire une liste des invités avec leurs fonctions et leurs coordonnées, prévoir de quoi boire ou « grignoter ».
Le jour même, s’assurer de la disponibilité des locaux, de la disposition de la salle, de la présence du matériel de (rétroprojection, feutres, etc.).
Prévoir des feuilles pour les prises de notes, la feuille d’émargement.

La conduite de réunion
Respecter impérativement les horaires annoncés et donc commencer la réunion même s’il manque quelques retardataires, finir à l’heure dite.
Rappeler les intentions de la réunion et les phases antérieures s’il y en a eu.
Rappeler clairement le ou les objectifs de la réunion.
Commencer la réunion en faisant systématiquement un tour de table (il y a toujours des nouveaux !) désigner la personne chargée de la prise de notes et du CR.
Travailler les points de l’ordre du jour en répartissant le temps équitablement si les questions sont de valeur égale, ou en accordant plus ou moins de temps aux points ayant une importance inégale, ou si elles nécessitent plus ou moins de négociation.
Noter les décisions acquises.
Garder quelques minutes pour les rappeler en fin de réunion, prendre RDV pour une prochaine rencontre et en donner les perspectives.

Le CR
Il permet de rendre compte des objectifs, des résultats des débats et des décisions, de la tonalité des débats et des perspectives à envisager. Ce n’est pas un compte-rendu fidèle de la parole de chacun mais une reconstruction. A ce titre il mérite d’être relu à plusieurs
Le diffuser à chacun des présents et aux autorités concernées pour information, compiler les CR datés pour la « mémoire collective ».
si le groupe a un bureau ou un lieu de contact, afficher le CR et les invitations. Si le CR est volumineux, mais qu’il est important pour des partenaires, faire une petite note d’information avec les décisions essentielles.

Corinne Mérini


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